Requisitos para que una factura sea deducible

La mera contabilización de un gasto no da derecho a su deducción. Es importante separar de forma correcta los gastos de la actividad de los gastos personales. Por este motivo, sólo podremos deducirnos aquellos que estén relacionados con la actividad que desarrollamos y éstos deben estar justificados en una factura.

Para que una factura tenga validez, es necesario que aparezcan los siguientes datos:

• Número de factura
• Fecha de emisión de la factura
• Datos fiscales del emisor
• Datos fiscales del receptor (cliente)
• Concepto
• Tipo impositivo

¿Qué tipos de facturas existen?

• FACTURA ORDINARIA

Es la factura común que emitimos para un cliente y declaramos ante la AEAT cada trimestre e informamos de ellas en los modelos anuales.

• FACTURA SIMPLIFICADA

Es la que conocemos comúnmente como ticket.

• FACTURA RECAPITULATIVA

Se trata de un tipo de factura que utilizamos para resumir las facturas emitidas a un mismo cliente durante un período máximo de un mes.

• FACTURA PROFORMA

Nos sirve para acordar las condiciones de venta de un bien o servicio que posteriormente irán reflejadas en una factura ordinaria.

• FACTURA RECTIFICATIVA

En caso de devolución de un producto o error en la cumplimentación de la factura, se puede emitir una factura que “anule” la anterior. Aparecerán todos los datos citados en la factura ordinaria, aunque se deberá indicar también que se trata de una factura rectificativa, la factura original con la que se relaciona y los importes se pueden poner en negativo.

Para poder diferenciarlas, la serie de numeración de este tipo de facturas puede definirse con el prefijo R.

Para poder deducirme un gasto, ¿es obligatoria una factura completa o basta con una simplificada?

Los elementos comunes en ambos documentos son:

• Número de serie
• Fecha de expedición
• Nombres y apellidos o denominación social
• NIF y domicilio del emisor
• Bienes o servicios ofrecidos
• Tipo impositivo aplicado e importe total a pagar

La única diferencia entre ambas, una diferencia muy importante; es que en la factura completa siempre van a venir detallados los datos del receptor de los bienes o servicios prestado, mientras que en ticket o factura simplificada no.

Por este motivo, en el caso de la factura simplificada, no podremos deducirnos el IVA en el Modelo 303, aunque si el gasto generado en la misma (Modelo 130 para autónomos).

Para poder deducirnos el IVA con una factura simplificada es imprescindible hacer constar (mínimo) el NIF del destinatario y su domicilio, así como la cuota repercutida detallada de forma separada.

¿Puedo deducirme los gastos del vehículo?

Una duda común es la relacionada con los gastos de los vehículos como el combustible, peajes o similar.

Para que estos gastos sean deducibles, el vehículo debe figurar a nombre del autónomo. El uso debe estar claramente relacionado con la actividad, y en caso de que el vehículo sea utilizado para fines personales; se deberá tener en cuenta a la hora de deducirnos las facturas.

Por lo tanto, a la hora de registrar este tipo de gastos, además de estar afectos a la actividad, tenemos que conocer cuándo y para qué se han utilizado.

¿Debe aparecer el nombre completo del emisor?

Los datos fiscales son toda aquella información que nos identifica como autónomo. Estos datos debemos presentarlos ante clientes y proveedores y, además, es nuestra acreditación ante la AEAT. Se componen de los siguientes elementos:

• Nombre completo del autónomo.
• Número de Identificación fiscal (NIF/NIE).
• Domicilio fiscal completo: dirección, código postal y población.
• Teléfono y correo electrónico.

Como ya hemos indicado, en una factura deben aparecer los datos fiscales tanto del emisor como del receptor de esta. Aunque lo recomendable es poner es mayor número de información fiscal posible de la empresa o del autónomo, sólo son obligatorios e imprescindibles los siguientes:

• Nombre y apellidos del autónomo.
• NIF
• Domicilio fiscal

¿Qué datos son obligatorios en una factura?

Como ya hemos mencionado anteriormente, los datos que deben aparecen en una factura son:

• Número de factura

Es uno de los elementos más importantes entre los datos de facturación.

Debe ser correlativa y sin duplicidades.

Además, se pueden utilizar series de numeración para tener más ordenada la facturación y poder agrupar un conjunto de facturas de forma sencilla. Ejemplo: empezar la serie de numeración de este año con “2021/+número que corresponda” recogiendo todas las facturas del periodo y al año siguiente cambiar a “2022/+nº”.

• Fecha de emisión de la factura

Se puede incluir también, aunque no es obligatorio, la fecha de vencimiento, es decir, la fecha máxima de pago.

• Datos fiscales del emisor
• Datos fiscales del receptor (cliente)
• Concepto

Se deben detallar los servicios prestados o los productos vendidos que dan lugar a la emisión de la factura.

En caso de productos se incluirá: una línea por cada uno, la base imponible (sin incluir el impuesto), cantidad y el tipo impositivo que se aplicará.

• Tipo impositivo

Se detallan los impuestos que se aplican por cada uno de los conceptos que aparecen en la factura.

¿Cómo identificar una factura con IVA deducible?

Para que el IVA soportado en una factura sea deducible, se deben cumplir las siguientes condiciones:

1. Los gastos deben estar vinculados a la actividad económica que se desarrolla.

Los gastos derivados por viajes profesionales se consideran fiscalmente deducibles cuando sean necesarios para el desarrollo de la actividad y siempre que, además, se cumplan los demás requisitos legales y reglamentarios.

2. Los gastos deben estar debidamente justificados.

Los empresarios o profesionales deben tener en posesión el documento que justifique el gasto, es decir, la factura original.

3. Los gastos deben estar debidamente registrados en la contabilidad.
4. IVA no deducible de determinados gastos.

No puede deducirse el IVA soportado en la adquisición de ciertos bienes o servicios como las joyas, espectáculos o tabaco.

En el caso de la manutención, se permite la deducción del desayuno, comida y cena siguiendo las instrucciones de la Ley de Reformas Urgentes del Trabajo Autónomo con un máximo de:

• 26,67 euros diarios si la comida es en España
• 48,08 euros diarios si la comida es en el extranjero.

Estas cantidades aumentan si existe pernoctación, siendo 53,34 euros en España y 91,35 euros en el extranjero.

A pesar de esto, es necesario cumplir una serie de requisitos para poder aplicar esta deducción:

• Los gastos se deben producir durante un periodo de actividad del autónomo.
• La comida se tiene que realizar en un establecimiento de restauración u hostelería.
• Hay que tener un justificante del gasto. Lo ideal es la una factura.
• Estos gastos se deben registrar en los libros contables.
• No exceder los límites mencionados anteriormente.

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